Omvendt dialog i Drammen

Ikke kom med Morgendagens løsninger og gårsdagens forretningsmodell – la oss se på bærekraftige forretningsmodeller sammen.

– Frank Baklid, Drammen kommune

Slik lød oppfordringen fra Drammen kommune på Leverandørkonferansen arrangert av Innovasjon Norge, Smartbyene, Drammen kommune, Glitre Energi, Conexus og Viken Fiber  20. mars i Drammen. Formålet med konferansen var å skape dialog mellom private og offentlige aktører om hvordan man kan dele og nyttiggjøre seg data.

Smartbysjef Gard Jenssen og forsker Therese Figenschou deltok på konferansen i Drammen med mål om å bygge nettverk og få noen gode ideer til hvordan vi kan gjøre Fredrikstad smartere. Dagen besto av leverandørpresentasjoner og eksempler fra kommuner som har hatt suksess med å endre måten de arbeider på. Et tema som går igjen for alle kommuner som har lykkes er nedbryting av siloer og økt inkludering av ulike aktører. Ordet «sammen» har blitt et nøkkelord i forbindelse med smarte byer. Der vi tidligere har hatt et sterkt fokus på å skille fagområder for best å utføre kommunens oppgaver, er det nå et større behov for å arbeide på tvers av fag og avdelinger for å kunne levere gode og bærekraftige tjenester i fremtiden. Programmet «innovative anskaffelser» er en anerkjennelse av at det er behov for en endring av offentlige innkjøpsprosesser. Det er et forsøk på å involvere mer ekspertise og kunnskap i prosessen, og med dette en større gevinst for alle parter. Programmet startet i 2010, og hvor det den gang kun var noen få deltagere på dialogkonferanser, var vi i Drammen i mars 2019 over 170 deltagere fra offentlig og privat sektor. Denne gangen var temaet «hvordan dele og nyttiggjøre seg av data» som er et meget relevant tema for alle Norges kommuner i øyeblikket. Vi står ved et skille hvor det finnes mange smarte løsninger som vi ønsker å ta i bruk, men som ikke lar seg nyttiggjøre fullt ut før vi har funnet ut hvordan vi skal behandle og bruke data.

Deling og nyttigjøring av data er et typisk eksempel på en kompleks problemstilling som en kommunes innkjøpsavdeling ikke har forutsetning for å kunne finne ut av på egenhånd. Innkjøp av løsninger og tjenester for databehandling er et område som krever innsikt og kunnskap fra mange faggrupper og avdelinger i en kommune, da det i høy grad berører alle. Hvordan skal en kommune navigere blant alle leverandører og muligheter som finnes på markedet for å få mest ut av investeringene? Svaret er «innovative anskaffelser» i følge NHO, KS, DIFI, Innovasjon Norge og Forskningsrådet.

Innovative versus tradisjonelle anskaffelser

Den største forskjellen på en tradisjonell og innovativ anskaffelse ligger i forberedelsene rundt kartlegging og analyse av behov i forkant av anskaffelsen. I stedet for å lage en tegning av huset og spørre en entreprenør om å bygge det, vil en innovativ konferanse starte med utgangspunkt i definerte behov: Vi trenger et trygt og god sted å tilbringe livet i. Tradisjonelt har innkjøpsavdelingen skrevet et konkurransegrunnlag uten nødvendigvis inngående kunnskap til behovet eller mulighetene. Risikoen ved denne fremgangsmåten er at kommunen kjøper inn en løsning eller tjeneste som ikke dekker det aktuelle behovet. Offentlige anskaffelser i Norge har en årlig verdi av 500 milliarder kroner, hvilket innebærer at hvordan denne prosessen foregår og hva utfallet blir, er et viktig samfunnsanliggende. Det er derfor et ønske om å inkludere leverandører tidlig i prosessen for å oppnå en god oversikt og forståelse for hva som er mulig, og hva som allerede finnes på markedet. En annen stor forskjell fra tradisjonelle anskaffelser er at vi ønsker å flytte fokus fra en detaljert bestilling til en funksjonbeskrivelse. Bakgrunnen for et økt fokus på funksjon fremfor konkret løsning, er en erkjennelse av at det antagelig finnes flere løsninger på et behov. Hvis vi fokuserer på en konkret løsning fra start er risikoen at man begrenser mulighetsrommet og eksluderer noen løsninger og leverandører. Denne fremgangsmåten stiller større krav både til innkjøpere og leverandører. På innkjøpssiden må man være villig til å allokere flere ressurser i form av kompetanse og tid, siden innovative anskaffelser er en metode som krever mer tid i forkant av utlysningen sammenlignet med tradisjonelle anskaffelser. Som leverandør stiller det større krav til å dele informasjon og samarbeide med potensielle konkurrenter for å sammen komme frem til de beste løsningene og forretningsmodellene. Glitre Energi var på Leverandørkonferansen og fortalte hvordan de har sluttet å «løsnings-spekke», og i stedet først ser på et behov som f.eks transport også la leverandørene få lov til å komme med spekken. De beskrev dette som noe skummelt da det er vanskelig å beregne eksakte kostnader og tid, men til gjengjeld har de oppnådd større suksess med denne metoden sammenlignet med tradisjonelle innkjøpsprosesser.

Innovative anskaffelser og smart by

Innovative anskaffelser er i høy grad relevant når det gjelder innkjøp av teknologi. Det finnes i dag et høyt antall teknologiske løsninger som kan være både smarte og relevante. Det er derimot en del eksempler på innkjøp av teknologi hvor man er begeistret for løsningen og ønsker å implementere denne siden det er «smart», men ikke nødvendigvis fordi det løser et behov. Torgeir Waterhouse understreket viktigheten av å skille mellom «en løsning som trenger et problem» og «et problem som trenger en løsning». Det kan føre til sløsing med ressurser hvis en by fokuserer på løsningen fremfor behovet, og det er derfor igjen viktig at vi arbeider sammen. Martin Vik fra Halden kommune presenterte hvordan de i Halden har vært nødt til å bryte ned siloer og i større grad arbeide sammen for å unngå at kommunen gikk konkurs. En viktig læring fra Halden er fokus på å ha det gøy sammen og å skape engasjement rundt prosjektene sine, som har vært avgjørende for å få folk til å endre vaner og tankesett. Samtidig som man skaper engasjement vil det være avgjørende å fremdeles ha behovet i fokus og ikke starte opp en masse prosjekter utelukkende på bakgrunn av at det er morsomt. Et resultat av den nye måten å arbeide på i Halden er deres satsning på nullutslippsbiler eid av kommunen for deres ansatte. Bilene brukes av kommunenes ansatte fra 8-16 hverdager, mens etter kl 16 og i helger og hverdager er bilene blitt gjort tilgjengelige for innbyggerne i Halden. På denne måten har Halden bidratt til å løse utfordringen med høye reiseregninger i kommunen, reduserte utslipp for miljøet og økt mobilitet for innbyggere i kommunene som ellers ikke har tilgang på bil. Halden kommunes mobilitetsprosjekt er et eksempel på hva det innebærer å se på bærekraftige forretningsmodeller sammen, slik som Frank Baklid i Drammen kommune oppfordrer til.

Når det gjelder Fredrikstad kommune og hvordan vi skal få mest mulig ut av våre teknologiske innkjøp og bli en smart by, vil det både kreve endring av interne prosesser med tanke på å arbeide «sammen», og å inkludere næringslivet. Hvordan tenker du at Fredrikstad kommune skal arbeide «sammen»? Og hvem er det som skal arbeide sammen; inkluderer dette også innbyggere, akademia og veldedige organisasjoner? Skriv gjerne til oss og si hva du tenker og mener, vi er veldig interessert i å høre hva du tenker om hvordan vi sammen skal gjøre Fredrikstad bedre, smartere og forberedt på fremtiden.

Vi snakkes!

Mvh,
Therese Figenschou og Gard Jenssen

Send oss gjerne en e-post: gard@fredrikstad.kommune.no